Uygulama Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında Fonify uygulaması (app.fonify.co) ve Fonify AI sesli asistan hizmeti üzerinde kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin aydınlatma metnidir.

Fonify (Defsoft Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi), bundan böyle bu metinde "Fonify" veya "Şirket" olarak anılacaktır.

Defsoft Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi ("Şirket") olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla, Fonify uygulaması (app.fonify.co) ("Uygulama") kapsamında kişisel verilerinizi aşağıda açıklanan çerçevede işlemekteyiz.

İşbu aydınlatma metni, Kanun'un 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamındaki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

• Unvan: Defsoft Bilişim Teknolojileri Anonim Şirketi
• Adres: Üniversiteler Mah. İhsan Doğramacı Bul. No: 31 İç Kapı No: 24 Çankaya/Ankara
• MERSİS: 0272118846700001
• Vergi Dairesi / VKN: Doğanbey Vergi Dairesi / 2721188467
• E-posta: [email protected]

Bu metin, Fonify hizmetini kullanan işletmelerin yetkilileri ve kullanıcıları bakımından geçerlidir. Hizmeti kullanan işletmeleri arayan veya hizmet kapsamında aranan kişilerin verileri bakımından Fonify'ın sıfatı farklıdır; bu ayrım 6. bölümde açıklanmıştır.

Uygulamamız kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:

• Kimlik Verileri: Ad, soyad, kullanıcı adı, işletme yetkilisi unvanı
• İletişim Verileri: E-posta adresi, telefon numarası, işletme adresi, fatura adresi
• İşlem Güvenliği Verileri: Parola (şifrelenmiş olarak saklanır), oturum bilgileri, erişim logları, IP adresi, giriş ve çıkış zamanları
• Finans Verileri: Fatura bilgileri, abonelik plan bilgileri, ödeme geçmişi, ödeme yöntemine ilişkin bilgiler
• Müşteri İşlem Verileri: Yapılandırdığınız AI asistan ayarları, karşılama ve yönlendirme senaryoları, çalışma saatleri, tanımlı telefon numaraları
• Çağrı Verileri: Arama tarihi ve süresi, arayan ve aranan numara, çağrı yönü, çağrı sonucu, çağrı transkripti, çağrı ses kaydına ilişkin erişim bağlantısı
• Mesajlaşma Verileri: WhatsApp kanalı üzerinden yürütülen yazışmaların içeriği ve meta verileri
• Kullanım ve Analitik Verileri: Uygulama kullanım verileri, sayfa görüntüleme, oturum süresi, özellik kullanım sıklığı
• Cihaz ve Erişim Verileri: IP adresi, tarayıcı türü ve sürümü (userAgent), işletim sistemi, cihaz türü, dil tercihi, IP adresi üzerinden tespit edilen yaklaşık coğrafi konum (ülke düzeyinde)
• Mesleki Bilgiler: İşletmenin sektörü, büyüklüğü, mevcut çözüm bilgisi

Ses kayıtları hakkında: Çağrı ses kayıtları Fonify sistemlerinde saklanmaz. Ses kaydı, çağrı altyapısını sağlayan hizmet sağlayıcının sistemlerinde tutulur; Fonify tarafında yalnızca bu kayda ilişkin erişim bağlantısı bulunur ve bu bağlantıya yalnızca yetkilendirilmiş Fonify personeli erişebilir. Kayıt özelliği, hizmet sağlayıcı düzeyinde talep üzerine kapatılabilir.

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle toplanmaktadır:

a) Doğrudan sizden toplanan veriler:

• Uygulama kayıt ve üyelik formları
• Profil ve işletme bilgisi güncelleme işlemleri
• AI asistan yapılandırma işlemleri
• Destek talebi ve iletişim formları

b) Otomatik yollarla toplanan veriler:

• Çerezler ve tarayıcının yerel depolama mekanizmaları (bkz. Çerez Politikası)
• Sunucu erişim logları (erişim ve hata kayıtları)
• Telefon çağrıları ve WhatsApp kanalı üzerinden gerçekleşen iletişim sırasında otomatik olarak üretilen çağrı ve mesajlaşma verileri
• Cihaz ve tarayıcı tarafından otomatik olarak iletilen teknik bilgiler

c) Üçüncü taraf entegrasyonlar yoluyla toplanan veriler:

• Ödeme hizmeti sağlayıcısı (Paratika)
• Çağrı altyapısı ve yapay zekâ hizmet sağlayıcıları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlar ve hukuki sebeplere bağlı olarak işlenmektedir:

• Kimlik, İletişim Verileri. Sözleşmenin ifası (m.5/2-c): Üyelik sözleşmesinin kurulması ve ifası, kullanıcı hesabı oluşturulması
• Müşteri İşlem Verileri. Sözleşmenin ifası (m.5/2-c): AI sesli asistan hizmetinin yapılandırılması ve sunulması
• Çağrı Verileri. Sözleşmenin ifası (m.5/2-c): Gelen ve giden çağrıların karşılanması, yönlendirilmesi ve raporlanması
• Mesajlaşma Verileri. Sözleşmenin ifası (m.5/2-c): WhatsApp kanalı üzerinden iletişimin yürütülmesi
• Finans Verileri. Sözleşmenin ifası (m.5/2-c): Abonelik yönetimi ve faturalama işlemleri
• İletişim Verileri. Sözleşmenin ifası (m.5/2-c): Hizmet kapsamında iletişim, bildirim ve uyarılar
• Kimlik, İletişim Verileri. Sözleşmenin ifası (m.5/2-c): Destek talebi yönetimi ve çözüm süreçleri
• Kimlik, İletişim, Finans Verileri. Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç): Vergi mevzuatı kapsamında fatura düzenlenmesi, muhasebe ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Kimlik, İletişim, Müşteri İşlem Verileri. Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç): Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi ve belge sunulması
• İşlem Güvenliği Verileri. Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç): 5651 sayılı Kanun kapsamında log kayıtlarının tutulması
• Tüm ilgili veri kategorileri. Hukuki yükümlülük (m.5/2-ç): Yasal saklama sürelerine uygun olarak verilerin arşivlenmesi
• Çağrı Verileri, İşlem Güvenliği Verileri. Hakkın tesisi (m.5/2-e): Hizmetin gereği gibi ifa edildiğinin ispatı ve hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması
• İşlem Güvenliği, Cihaz ve Erişim Verileri. Meşru menfaat (m.5/2-f): Bilgi güvenliği ve sistem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin tespiti
• Kullanım ve Analitik Verileri. Meşru menfaat (m.5/2-f): Uygulama kullanım analizi, hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi
• Çağrı Verileri. Meşru menfaat (m.5/2-f): Hizmet kalitesinin denetlenmesi ve hata giderme
• İletişim Verileri. Açık rıza (m.5/1): Pazarlama amaçlı e-posta gönderimi, kampanya ve duyuru bildirimleri

Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetleri için rızanız, her bir amaç için ayrı ayrı talep edilmekte olup, açık rızanızı vermemeniz halinde yalnızca ilgili faaliyet gerçekleştirilmemekte, hizmetlerimizden yararlanmanız etkilenmemektedir. Verdiğiniz açık rızayı her zaman geri alma hakkınız saklıdır.

Yapay zekâ modeli eğitimi: Çağrı ses kayıtları, transkriptler ve mesajlaşma içerikleri yapay zekâ modellerinin eğitilmesinde kullanılmaz ve müşterilerimiz arasında paylaşılmaz.

Yurt İçi Aktarım:

Kişisel verileriniz, Kanun'un 8. maddesi uyarınca aşağıdaki yurt içi alıcılara aktarılabilmektedir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Kimlik, İletişim, Müşteri İşlem, Finans Verileri. Mevzuat gereği bilgi ve belge sunulması, vergisel yükümlülükler. (m.8/2-a, m.5/2-ç)
• Paratika (ödeme hizmeti sağlayıcısı): Kimlik, İletişim, Finans Verileri. Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi. Kart bilgileriniz ödeme kuruluşunda tutulur, Fonify tarafından saklanmaz. (m.8/2-a, m.5/2-c)
• Mali müşavir ve muhasebe hizmet sağlayıcısı: Kimlik, Finans Verileri. Muhasebe kayıtlarının tutulması ve vergi yükümlülükleri. (m.8/2-a, m.5/2-ç)

Yurt Dışı Aktarım:

Hizmetimizin çalışması için gereken altyapı ve yapay zekâ bileşenleri yurt dışında bulunan hizmet sağlayıcılar üzerinde çalışmaktadır. Bu nedenle aşağıdaki veriler yurt dışına aktarılmaktadır:

• Retell AI (ABD): Çağrı Verileri ve ses akışı. Sesli AI asistanın çağrıyı yürütmesi ve çağrı kaydının tutulması.
• OpenAI (ABD): Çağrı transkripti ve konuşma içeriği. Konuşmanın anlaşılması ve yanıt üretilmesi.
• ElevenLabs (ABD): Konuşma metni. Yapay zekâ asistanının sesinin üretilmesi.
• Vercel Inc. (ABD): Cihaz ve Erişim Verileri, sunucu erişim logları. Barındırma altyapısı.
• Supabase: Uygulama verileri. Veri tabanı ve kimlik doğrulama altyapısı.
• Resend: İletişim Verileri (e-posta adresi). İşlemsel e-posta gönderimi.

Bu aktarımlar Kanun'un 9. maddesi çerçevesinde gerçekleştirilir.

Hizmetimiz kapsamında aşağıdaki otomatik veri işleme faaliyetleri gerçekleştirilmektedir:

a) Yapay zekâ ile çağrı karşılama: Gelen ve giden çağrılar, işletmenin yapılandırdığı senaryolar çerçevesinde yapay zekâ asistanı tarafından otomatik olarak karşılanır ve yürütülür. Asistan, konuşmayı anlayarak bilgi verir, talep kaydeder veya çağrıyı yönlendirir.

b) Çağrı özeti ve sınıflandırma: Çağrılar otomatik olarak özetlenir ve konusuna göre sınıflandırılır. Bu çıktılar işletmeye bilgilendirme amacıyla sunulur; nihai değerlendirme işletme tarafından yapılır.

Bu faaliyetler, kişiler hakkında hukuki sonuç doğuran veya kişileri benzer şekilde önemli ölçüde etkileyen münhasıran otomatik kararlar üretmek amacı taşımaz. Görüşmenin insan bir temsilciye aktarılmasını her zaman talep edebilirsiniz.

Kanun m.11/1-g uyarınca, işlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkması halinde itiraz etme hakkınız bulunmaktadır.

Fonify hizmetini kullanan işletmeleri arayan veya bu işletmeler adına aranan kişilerin kişisel verileri (telefon numarası, ses, transkript, görüşme içeriği) bakımından veri sorumlusu, hizmeti kullanan işletmedir. Fonify bu veriler bakımından Kanun anlamında veri işleyen sıfatını haizdir ve söz konusu verileri yalnızca veri sorumlusunun talimatları doğrultusunda, aramızdaki sözleşmede belirlenen amaç ve kapsamla sınırlı olarak işler.

Buna göre:

• Arayan kişilere yönelik aydınlatma yükümlülüğü, Kanun'un 10. maddesi uyarınca ilgili işletmeye aittir. Fonify, işletmenin talimatı doğrultusunda görüşme başında aydınlatma anonsunun çalınmasını teknik olarak sağlar.
• Görüşmenin kaydedilip kaydedilmeyeceğine, saklama süresine ve kaydın hukuki sebebine işletme karar verir.
• Arayan sıfatıyla Kanun'un 11. maddesindeki haklarınızı kullanmak için öncelikle aradığınız işletmeye başvurmanız gerekir. Fonify'a iletilen talepler ilgili işletmeye yönlendirilir.

Fonify; kendi çalışanları, müşteri yetkilileri, web sitesi ziyaretçileri ve ticari iletişim kayıtları bakımından ise veri sorumlusudur.

Kanun'un 11. maddesi uyarınca, ilgili kişi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• e) Kanun'un 7. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• g) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Çağrı kayıtlarına ilişkin taleplerde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yerleşik uygulaması uyarınca ses kaydının kendisi değil, görüşmenin dökümü iletilir. Dökümde yer alan üçüncü kişilere ait kişisel veriler maskelenir.

Yukarıda belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

• E-posta ile başvuru (Şirketimize kayıtlı e-posta adresinizden): [email protected] adresine, e-posta konu kısmına "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi" yazarak.
• Şahsen başvuru (kimliğinizi tevsik edici belge ile): Üniversiteler Mah. İhsan Doğramacı Bul. No: 31 İç Kapı No: 24 Çankaya/Ankara. Zarfın üzerine "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi" yazılacaktır.
• Noter aracılığı ile tebligat: Yukarıdaki adrese. Tebligat zarfına "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi" yazılacaktır.
• Veri silme talebi: Veri Silme Talebi sayfasındaki form üzerinden.

Başvurunuz, Kanun'un 13. maddesinin 2. fıkrası gereğince, talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.

Başvurunuzda; adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız; T.C. kimlik numaranız (yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya kimlik numarası); tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz; varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numaranız; talep konunuz bulunması zorunludur.

Uygulamamızda çerez ve benzeri teknolojiler (localStorage, sessionStorage) kullanılmaktadır. Kullandığımız çerezler ve amaçları aşağıda özetlenmiştir:

Zorunlu (teknik) çerezler: Oturum yönetimi, kimlik doğrulama ve siteler arası istek sahteciliği (CSRF) koruması için kullanılır. Bu çerezler hizmetin sunulması için teknik olarak zorunlu olup devre dışı bırakılamazlar. Hukuki dayanak: m.5/2-c (sözleşmenin ifası) ve m.5/2-f (meşru menfaat).

Tercih (işlevsel) çerezler: Tema ve dil tercihlerinizi hatırlamak için kullanılır. Hukuki dayanak: m.5/2-f (meşru menfaat).

Çerez kullanımımıza ilişkin ayrıntılı bilgi için Çerez Politikamızı inceleyebilirsiniz.

İşbu aydınlatma metni, yasal düzenlemeler veya veri işleme faaliyetlerimizdeki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncellemeler, Uygulama üzerinden veya kayıtlı e-posta adresinize bildirim gönderilerek duyurulur. Güncel metin her zaman fonify.co/tr/legal adresinde yayımlanmaktadır.

İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ hükümlerine uygun olarak hazırlanmıştır.